一、年会邀请函的基本内容
年会邀请函的基本内容与会议通知一致，包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构，会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。
二、年会邀请函的结构与写法
1、标题。由会议名称和“邀请函(书)”组成，一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样，如：《***论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”。
2、称呼，邀请函的发送对象有三类情况：
(1)发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称唿中要用单称的写法，不宜用泛称(统称)，以示礼貌和尊重。
(2)年会邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称唿，或以“敬启者”统称。
3、正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用“特邀请您出席(列席)”照应称唿，再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写此致，再换行顶格写敬礼，亦可省略。
4、落款。因年会邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称，写明具体的年、月、日。
