邀请函的一般由五部分构成，分别是：标题、称呼、正文、结尾、落款。
1、标题。一般只写文种“邀请函”即可，字号比通常标题要略大一些。有时也可以加“事由”，如“关于参加研讨会的邀请函”。有时还可包括个性化的活动主题标语，如“沟通无限中部六省城市信息化高级论坛邀请函”。
2、称谓。是对邀请对象的称呼。要顶格写受邀单位名称或个人姓名，后加冒号。要写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“同志”、“经理”、“教授”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。通常还要加上“尊敬的”之类定语。
3、正文。是邀请函的主体。头可向被邀请人简单问候，位置在称谓下一行，空两格。接着写明举办礼仪活动的缘由、目的、事项及要求，写明礼仪活动的日程安排、时间、地点，邀请对象以及邀请对象所做的工作等，并对被邀请方发出得体、诚挚的邀请。若附有票、券等物也应同邀请函一并送给邀请对象。有较为详细出席说明的，通常要另纸说明，避免邀请函写得过长。
4、结尾。末尾一般要写常用的邀请惯用语。如“敬请光临”、“敬请参加”、“请届时出席”之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。
5、落款。署上邀请单位名称或发函者个人名称，署上发函日期。邀请单位还应加盖公章，以示庄重。
【生日宴邀请函模板范文一】
各位亲朋好友：
公元XX年XX月XX日是家严/家慈XX名字xx岁寿辰，届时将举行大型生日宴会，特邀请xxxx(名字)光临共同欢庆。父/母寿辰之际是我谢恩之机，您光临之时是我感激之时!静候光临!
邀请人：
20xx年x月x日
【生日宴邀请函模板范文二】
XX先生/女士：
今逢xx五十大寿，幸得身体安康，儿孙绕膝，不胜珍惜，遂定于年月日中午时分在大酒店聊备薄宴，为xx祝寿，诚邀您携家眷参加。也借此向关爱支持过我们的贵人朋友亲人表达深深的谢意。恭候光临!
邀请人：
20xx年x月x日
