IP语音(VoIP)电话服务，特别是通过云提供的服务，对于中小型企业(SMB)而言具有太多的好处，因此不容忽视。它们的成本远低于老式的本地PBX系统，易于维护，并且可以轻松地与员工每天使用的许多工具(例如，服务台)集成，例如，提供了一些根本无法使用的功能标准的座机服务。但在幕后，VoIP也是一项复杂的技术。再加上它仅在电话中就可以无所不在地使用，并且它现在可以在您的数据网络上运行，您不仅可以从技术的角度来看，还可以快速看到可能会遇到困难和棘手的地方。
当我在PCMag 商业级VoIP提供商和电话服务综述中测试这些解决方案时，对于从未实施过新电话系统的人们来说，我发现了10个潜在的陷阱。尽管其中大多数主要适用于业务方案，但有些也适用于将VoIP用于住宅服务的方案。这些陷阱中的一些应该是显而易见的，但可能并非所有人都知道，而有些则可能根本不明显。但是它们都很重要，当心它们可以为您省去一些严重的麻烦。
规划和人员编制
在执行其他任何操作之前，请确定为什么要迁移到VoIP电话系统。有很多原因可能是个好主意，但是，除非您知道这些原因是什么以及它们可能如何影响您的业务，否则您还没有准备好进行实际购买或迁移。包括建立呼叫中心，提供不同办公地点之间的协作方式，保留来自客户关系管理(CRM)平台的呼叫数据，用于市场营销或客户服务以及为新地点或新地点做准备。
确定谁将负责您转向VoIP的重要阶段。这些阶段包括初始需求分析和设计，采购流程，实施，最后是系统的持续运行。请注意通常这不能是同一个人。IT人员可能是实施和操作的最佳选择，但通常不是设计客户将使用或确定哪种呼叫数据对市场部门最有用的IVR系统的人员。因此，您需要指定所有利益相关者将是谁。是的，如果您没有内部专业知识，则其中一些人很可能是供应商或顾问。
您需要寻找或雇用一名员工来代表公司在采购和实施过程中的利益。尽管会有很多供应商愿意提供全部服务，但他们不一定有相同的兴趣。通常，他们都是想尽可能多地向您出售产品，迅速安装并签名，然后为以后的“范围变动”收取额外费用。只有您这边的人会担心长期的操作可靠性以及诸如安全地维护呼叫数据之类的辅助性事情，例如，您的公司可以保持遵守任何行业数据安全法规。请注意，对于一个很小的公司，这可能是抵押品，但必须要有人负责。此人需要对VoIP技术有足够的了解，以制定决策并知道这些决策将如何影响公司的其他部门。这是不是同一个人在以前的项目符号点中提到。
网络准备和成本
确保您当前的网络基础结构可以支持VoIP并具有处理网络流量增加的能力 。您还需要知道您的基础架构是否可以满足语音和视频流量的特定要求，包括支持任何服务质量(QoS)或虚拟LAN(VLAN)要求。如果您当前的路由器或交换机不支持这些功能，则可能意味着一些基础架构升级。如果当前的提供商不能满足大量电话流量的带宽要求，则可能还需要升级Internet服务提供商(ISP)。VoIP供应商应该能够估算出您的通话量会增加多少带宽，但是您也可以聘请外部专家来进行这些计算。
不要低估VoIP的成本。当然，这些月度费率看起来不错，但需要更深入地研究。如果您所获得的只是在手机上运行的软件电话，那么您还需要购买每个人的手机，其中包括大量的数据分钟或更可能是无限计划。如果那些软电话在Windows或Mac机器上运行，那么每个人都将必须有一台具有支持VoIP的硬件的计算机，可以访问Internet，以及内部用于处理声音和 耳机的设备。如果VoIP选择使用台式电话，请记住，每部电话的成本与每部电话的有线网络连接的成本。很少有VoIP台式电话支持Wi-Fi，但是如果您为所有人提供Wi-Fi电话，那么那些支持VoIP的台式电话将要求您升级访问点。记住人员成本：有人必须管理所有这些，而有人必须提供支持。然后是正在进行的维护和许可;所有这些加起来，所以请确保您详细地介绍了整个实施过程，以免新出现的开支使您感到惊讶。
考虑业务
找出可行的时间表以过渡到VoIP。尽管某些供应商可能会说些什么，但这不会立即生效。即使您从一个VoIP系统更改为另一个，也不是一天的操作。坐下来计算计划，获取，实施，培训和转换的时间，然后将其加倍，甚至三倍。这是您公司与自身和外界沟通能力的重大变化。及时进行试点部署，测试和优化，然后分阶段进行最终部署，以便在出现问题时避免整个操作混乱。
决定要使用旧电话系统做什么。如果您有一堆状况良好的模拟电话，那么对于不需要VoIP功能的员工，您可以将其与VoIP电话系统一起使用。或者，您可能希望将它们放置在可供公众使用的区域或处于困难环境中的区域。
意识到您的应急计划和业务连续性计划将不得不改变，您将必须计划并投资于增加的可靠性。基本上，如果网络出现故障甚至出现问题，您将如何继续开展业务?因为您的电话系统将取决于本地网络和Internet的可靠性和性能，所以您需要考虑故障保险和替代方法。备份到您的主要Internet服务提供商(ISP)，并且如果语音对您的操作至关重要，即使Internet完全中断，也可以通过这种方式获得电话服务，意味着要保留一些模拟线路和兼容电话，也意味着计划故障转移，网络冗余，当然还有备份。
安全仍然至关重要
不要忘记安全。所有可能攻击您的IT网络的事物也可能攻击您的VoIP网络，此外还有诸如呼叫篡改和呼叫劫持之类的事情，以及使用VoIP电话系统拨打长途电话和在家中使用的坏人设备作为恶意软件的宿主攻击。如果您的VoIP系统不能很好地发挥您的安全性，则情况可能会变得更糟。此外，数据隐私法规有时在保护传输中和静止的VoIP流量方面有其自己的要求，如果您保留任何用于销售或服务目的的呼叫数据。如果您的行业受到这种方式的监管，请确保您完全了解VoIP如何适合您的其余数据安全预防措施。
最后，在选择VoIP电话系统时，应考虑员工和客户的需求。这包括确定员工实际需要什么功能以及不需要什么。通常，这意味着分配利益相关者，他们将规划涉及您的电话系统的任何流程，并与操作这些流程的一线员工坐在一起，以了解如何使其变得更好。它还包括设计系统，以使客户不会迷失菜单，遭受奇怪的按键选择或听到自动值班人员无休止的选择。如果您缺乏在内部进行此操作的专业知识，则大多数VoIP咨询公司都已对此进行了培训。只需记住在计划过程中将它们添加到您的总体费用统计中即可。
选择VoIP系统时，您还需要牢记真正的优先级。如果您希望它运行良好，那么成本不应该是主要因素。如果您的VoIP系统按其应有的功能运行，并且没有您不需要的功能，那么它也可能直接为您节省一些钱，并且应该使您的员工更具生产力，从而间接节省金钱。
