使用Word制作的文件，插入数位相机拍摄的照片，因为没有将照片缩小，制作完成的文件档案会很大，不但占用硬碟的储存空间；想要将档案寄给别人，也会因为电子邮件有档案大小的限制，如果档案太大，就无法使用电子邮件寄出。使用Word压缩图片的功能，可以快速地将所有的图片压缩，降低档案的大小。本文以Word 2003制作完成且未压缩图片的档案，使用Word 2010开启并压缩图片，说明压缩图片的方法：
1.如图示，Word 2003制作完成的文章，总共只有4页，档案大小却为6420 KB，分析其原因，发现是插入几张未缩小的数位照片所造成的。
2.以Word 2010开启Word 2003制作的档案，如图示，会以相容模式开启档案。
3.点选「档案\\资讯\\转换」，将Word2003转换为Word 2010的格式。如果没有转换为Word 2010的格式，压缩图片会失败，档案无法缩小。
4.点选「确定」。
5.以滑鼠选取照片，准备压缩照片。插入照片以后，虽然已经把照片缩成很小张，档案的大小还是和未缩小时一样，只有使用压缩图片的功能，才能将档案缩小。
6.点选「图片工具格式\\压缩图片」，准备压缩插入的照片。
7.依照自己的需要选择「目标输出」。因为准备以电子邮件寄出，选择「电子邮件」，点选「确定」。
8.如图示，照片已经压缩完成。照片的效果和清晰度完全不受影响。
9.点选「档案\\另存新档」。
10.输入档案名称，存档类型选择「Word文件〈*.docx〉」，Word 2010的档案类型，点选「储存」。
11.点选「关闭」，结束图片的压缩。
12.压缩图片以后档案大小只剩208 KB，只有原来大小6420 KB的约30分之1。
