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如何创建和管理数字家庭文件

  • 文案作者: Nott
  • 时间:2020-07-29 16:21:41
  • 播放量:

在紧急情况下,您最后要做的就是搜索文书工作,在高压力或悲伤的时刻,你是怎样做的?理想情况下,您可能需要的所有重要文档都将易于查找和访问。

使重要文件触手可及的最佳方法是将它们数字化以实现无纸化,然后将这些电子文件保存到可以从计算机,平板电脑或智能手机中检索到的位置。在许多情况下,您也应该保存论文的物理副本,但这并不意味着您也无法制作数字副本。这样做有很多优点。

首先,您将获得一个备份副本,如果原件发生任何事情,这将非常有用。其次,只要您有安全的互联网连接,就可以随时随地检索文档。第三,当信息被数字化时,您可以使用关键字来搜索它,而不用费力去找纸堆。最后,与需要该文件的律师,财务顾问或家庭成员共享电子文件比发送传真或影印本容易得多。

如何创建和管理数字家庭文件

您可能需要数字化一些重要的家庭文件?扫描和存储它们的最佳方法是什么,可以使其安全,易于查找并在需要时始终可用?

数字化文件示例

您无需将所有内容数字化。保存每张公用事业账单或每份信用卡对帐单可能有潜在价值,但是您有可能需要它们而又无法从您的在线银行帐户或公用事业提供商访问它们吗?

相反,应将重点放在某些时候可能需要参考的文档(例如退税)上,或者从备份中真正受益的文档。一些例子是:

与重大生活变化相关的文件:出生证明;收养文件;结婚,离婚,家庭伴侣证明;移民证明和表格

护照,驾驶执照和身份证

健康报告,包括疫苗和免疫记录

宠物记录

正式教育成绩单和毕业证书

财产所有权和行为

租赁协议

报税表

家庭照片也可能浮现在脑海,但是它们需要完全不同的扫描和保存过程。使用文档,您不需要高分辨率的图像,但是您需要照片。另外,对于照片,您必须考虑颜色,棕褐色或灰度,这通常对于标准文档而言不是问题。

如何创建和管理数字家庭文件(1)

如果您拥有与家庭照片更相似的历史家庭文件,也许是因为它们是古董或具有情感价值,那么最好将它们像照片一样处理。对于任何极其精致或高价值的文件,请考虑与档案管理员联系获得帮助。

如何将重要文件数字化

首先让我们看一下如何扫描文档并将其转换为电子文件。

您不需要台式扫描仪即可获得看起来专业的结果。您所需要的只是一部具有移动扫描应用程序的智能手机,一个高对比度的表面以及适当的照明。

要扫描文档:

将纸张放在高对比度的表面上。确保光线充足。在白天,靠近窗户很有帮助。

将文件平放。大多数扫描应用程序都可以纠正一些小缺陷,例如折痕和上翘角,但是如果您可以使文档平放,那是理想的选择。

启动扫描应用程序,然后将手机与文档平行放置。大多数扫描应用程序都具有自动边缘检测功能,只要您做出合理的努力就可以在屏幕指南中对页面进行构图。

大多数应用程序会自动扫描页面,但在某些情况下,您可能必须点击以完成扫描。如果您想将更多页面添加到同一文件中,该应用程序将提示您重复该过程。

许多出色的扫描应用程序是免费的或提供免费的服务层。ABBYY FineScanner和Microsoft Office Lens是两个很好的例子。在云存储和笔记应用程序中,包括文档扫描。这对真正的Dropbox的移动应用程序,例如,与Evernote的移动应用程序。

如果要具有编辑扫描文档的能力,例如将一张纸转换为Microsoft Word文档,则需要一个包含OCR并转换为可编辑文本的扫描应用程序。

安全存放文件的位置

您是否已经使用云存储服务或文件同步服务来存储和备份重要文件?然后,使用相同的服务来存储您的家庭文件可能很有意义。

云存储解决方案不缺。到目前为止提到的所有选项都是非常好的选择。最重要的是,由于它们非常流行,因此扫描应用程序通常使您可以选择将数字化文档直接导出到它们。或者它们提供自己的集成扫描功能。

无论选择哪种服务,请确保该服务加密了您的数据,并确保您为该帐户使用了唯一且长的密码。一个密码管理器在这方面是你最好的朋友。

如何组织数字家庭文件

根据家庭文件的范围,您可以在存储服务中创建一系列文件夹和子文件夹来组织它们。但是,这可能会很耗时,并且人们通常会从一种分类和组织的路径开始,然后才意识到它无法正常工作。

因此,一种快速简便的方法是按年进行。首先制作10个文件夹,然后命名最近10年。例如,您将拥有名为2020、2019、2018等的文件夹。达到11年后,请在文件夹名称中添加“和更旧的名称”或类似名称。换句话说,您最早的文件夹将被称为“ 2010及更早版本”。

如何创建和管理数字家庭文件(2)

现在,您可以将数字文件分类到一个文件夹中,并大致了解它们的位置。对于身份证,请使用发行年份。对于成绩单,请使用上学的最后一年。如果任何文件夹中的文件太多,只需根据主题创建一个子文件夹,例如“ 2020 Tax Documents”或“ 2019 Medical Records”。

文件名呢?我发现在第一次扫描文件时给文件起一个好名字是很有意义的,通常是因为我扫描文件是有原因的。如果医生要求我提交疫苗接种记录的副本,请在提交之前给该文件明确名称。

如果您要一次扫描大量文档,请集中精力按年份将它们放入正确的文件夹中,并明确创建子文件夹以帮助您了解所拥有的内容。这样,您不必在重命名文件上花费太多时间,但是您的文档在需要查找内容时仍处于合理的顺序。

保持目的

始终牢记数字化文档的目的。对于非常重要的文档,其目的可能是拥有备份副本,以防原件发生问题。对于其他类型的论文,其目的可能是使您下次需要将文件发送给其他人时可以轻松访问这些文件。请牢记目的,尤其是在命名和排序文件时为您提供指导。只要牢记这一点,就可以轻松解决此项目并最终获得丰硕的成果。

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